Penilaian Internal

PENILAIAN INTERNAL

PENDAHULUAN

HAKIKAT AUDIT INTERNAL

—  Semua organisasi memiliki kekuatan dan kelemahan dalam area fungsional bisnis. Kekuatan/kelemahan internal, ditambah dengan peluang ancaman eksternal dan pernyataan misi yang jelas, memberi landasan untuk menetapkan tujuan dan strategi.

—  Tujuan dan strategi ditetapkan dengan tujuan untuk mendayagunakan kekuatan serta mengatasi kelemahan internal.

PANDANGAN BERBASIS SUMBER DAYA

—  Pendekatan Pandangan Berbasis Sumber Daya terhadap keunggulan kompetitif meyakini bahwa sumber daya internal lebih penting bagi perusahaan daripada berbagai faktor eksternal dalam upaya untuk meraih serta mempertahankan keunggulan kompetitif.

—  kinerja organisasional akan sangat ditentukan oleh beragam sumber daya internal yang dapat dikelompokkan ke dalam 3 kategori luas yaitu sumber daya fisik, sumber daya manusia dan sumber daya organisasional.

Agar bernilai, suatu sumber daya hendaknya apakah :

—  Langka

—  Sulit untuk ditiru

—  Tidak dapat dengan mudah dicarikan penggantinya.

                Karakteristik sumber daya itu disebut indikator – indokator empiris, yang memampukan sebuah perusahaan untuk menerapkan strategi yang meningkatkan efisiensi dan keefektifan dan membawanya pada keunggulan kompetitif yang berkesinambungan

PEMBAHASAN

MENYATUKAN STRATEGI DAN BUDAYA

—  Proses manajemen strategis sebagian besar terjadi di dalam suatu budaya organisasi tertentu.

—  Budaya sebuah organisasi harus mendukung komitmen kolektif anggota-anggotanya pada satu tujuan bersama.

—  budaya organisasi mempengaruhi keputusan – keputusan bisnis dan harus dievaluasi selama audit manajemen strategis internal.

—  Jika strategi mampu mendayagunakan kekuatan budaya, seperti etika kerja yang kuat atau keyakinan etis yang dijunjung tinggi, manajemen  sering kali dapat dengan cepat dan mudah menerapkan perubahan.

—  Tantangan manajemen strategis saat ini adalah membuat perubahan dalam budaya orgaisasi dan pola pikir individual yang dibutuhkan untuk mendukung proses perumusan, penerapan dan pengevaluasian strategis.

—  Supaya sukses bersaing di pasar dunia, para manajer harus memperoleh pengetahuan yang lebih baik mengenai kekuatan historis, budaya dan religius yang memotivitas serta mendorong orang di negara-negara lain.

—  Hambatan terbesar bagi keefektifan manajer dari suatu negara yang bekerja di negara lain adalah fakta hampir tidak mungkinnya untuk mengubah sikap angkatan kerja asing.

MANAJEMEN

Perencana Strategi berkontribusi dalam Manajemen meliputiPerencanaan , Peramalan, memantapkan Sasaran, Membagi Startegi, Mengembangkan Kebijakan. Berkon tribusi dalam Pengorganisasian meliputi Perencanaan Organisasi Spesialisasi Kerja , Deskripsi Pekerjaan, Spesifikasi Pekerjaan, Rentang Kendali, Kesatuan Perintah, Koordinas, Perencanaan Kerja, Analisa Kerja. Berkon tribusi dalam Pemotivasian Kepemimpinan Komunikasi Kelompok Kerja Pengayaan Kerja Kepuasan Kerja Pemenuhan Kebutuhan Perubahan Organisasi Moral Berkontribusi dalam Penyusunan Staf meliputi Upah dan Honor Admin Keuntungan Pekerja Wawancara Sewa Pegawai Pemecatan Pelatihan Pengembangan Manajemen Keamanan Tindakan Afirmatid EEO Hubungan Perburuhan Pengembangan Karir Prosedur Disiplin Pengawasan Kendali Mutu Kendali Keuangan KendaliPenjualan Kendali Inventaris KendalaiPengeluaran Analisa Varian Penghargaan Sanksi .

PEMASARAN

Perencana Strategi berkontribusi dalam Pemasaran meliputi Analisa pelanggan terdiri dari Survey Pelanggan, Informasi Pelanggan, Strategi Posisi Pasar, Profil Pelanggan, Strategi Segmentasi Pasar. Kontribusi dalam Penjualan produk/jasa meliputi : Iklan, Penjualan, Promosi, Publikasi, Manajemen , tenaga Kerja, Hubungan Pelanggan, Hubungan Dealer. Kontribusi dalam Perencanaan produk dan jasa meliputi Uji pemasaran, Memposisikan Merek, Pembagian Jaminan, Pengepakan, Fitur Produk / Option, Model Produk, Kwalitas. Kontribusi dalam Penetapan harga meliputi Integrasi Kedepan, Diskon, Aturan Perkreditan, Kondisi Penjualan, Mark Up, Biaya, Harga Satuan. Kontribusi dalam Distribusi meliputi Pergudangan, Saluran, Cakupan, Lokasi Pengeceran, Wilayah Penjualan, Tingkat Inventarisasi, Transportasi. Kontribusi dalam Riset pemasaran meliputi Pengumpulan Data, Masukan Data, Analisa Data, Mendukung seluruh fungsi bisnis. Analisa Peluang meliputi Biaya Penugasan, Keuntungan Penugasan, Resiko Penugasan, Analisa Biaya / Manfaat / Risiko.

KEUANGAN/AKUNTANSI

—  Fungsi Keuangan/Akuntansi

                Menurut James Van Horne, fungsi keuangan/akuntansi terdiri dari 3 keputusan, yaitu:

1.       Keputusan investasi

2.       Keputusan pembiayaan

3.       Keputusan dividen

Perencana Strategi berkontribusi dalam Keuangan / Akuntansi meliputi Keputusan investasi ( Penganggaran modal), Pembiayaan keputusan, Keputusan dividen. Dalam bidang Rasio likuiditas mengukur kernampuan UKM untuk memenuhi kewajiban jangka pendek yang jatuh tempo..Rasio lancar (Current Ratio) Rasio cair (Quick /acid-test ratio). Rasio solvabilitas : mengukur seberapa jauh UKM dibiayai oleh utang., Rasio utang atas total harta (Debt-to-total assets ratio), Rasio utang atas ekuitas (Debt-to-equity ratio), Rasio utang jangka panjang atas modal sendiri (Longterm -deb -to-equity ratio), Rasio penutup bunga (Times-interest-earned / coverage ratio). Dalam bidang Rasio aklivitas mengukur seberapa efektif UKM menggunakan sumber dayanya, Perputaran sediaan (Inveniory turnover), Perputaran harta tetap (Fixed assets turnover), Perputaran harta total (Total assets turnover), Perputaran piutang dagang (Account receivable turnover), Periode rata-rata umur utang (Average colleciionperioa). Dalam bidang Rasio profitabilitas : mengukur efektivitas manajemen keseluruhan seperti yang ditunjukkan oleh laba yang dihasilkan dari penjualan dan investasi, Margin laba kotor (Grossprofit margin), Margin laba operasi (Operating Profit margin), Margin laba bersih (Netprofit margin), Return on total assets (ROA) Return on stockholders equity (ROE), Penghasilan per saharn (Earning per share), Rasio penghasilan harga (Price-earning Rado). Dalam idang Rasio pertumbuhan : mengukur kemampuan UKM mempertahankan posisi ekonominya dalam pertumbuhan ekonomi dan industri., Penjualan (sales), Pendapatan bersih (Net Income), Penghasilan per saham (Earning per share), Dividen per saham (Dividendper share).

PRODUKSI / OPERASI

—  Fungsi produksi/operasi suatu bisnis mencakup semua aktivitas yang mengubah input menjadi barang atau jasa. Manajemen produksi/operasi terdiri dari 5 fungsi atau area keputusan, yaitu :

1.       Proses

2.       Kapasitas

3.       Persediaan

4.       Angkatan kerja

5.       Kualitas

Perencana Strategi berkontribusi dalam Produksi / Operasi. Dalam Hal Proses : Keputusan proses menyangkut desain dan sistem produksi fisik Keputusan spesifik terdid dari pilihan teknologi, tata letak fasilitas, analisis alur proses, lokasi fasifitas, penyeimbangan lini, kendali proses, dan analisis transportasi. 1)Kapasitas: Keputusan kapasitas menyangkut penetapan dngkat keluaran optimal untuk organisasi, yaitu ddak terlalu banyak dan tidak terlalu sedikit. Keputusan spesifik termasuk peramalan, perencanaan fasilitas, perencanaart agregat, penjadwalan, perencanaan kapasitas, dan analisis antrian. 2) Sediaan : Keputusan sediaan mencakup mengelola banyaknya bahan baku, proses pekerjaan, dan barang jadi. Keputusan spesifik termasuk apa yang dipesan, kapan dipesannya, berapa banyak yang dipesan, dan penanganan material. 3) Tenaga kerja : Keputusan tenaga kerja berkenaari dengan mengelola tenaga kerja terampil, tidak terampil, klerikal, dan manajerial. Keputusan spesifik terdiri dari desain kerja, pengukuran kerja, pengayaan kerja, standar kerja, dan teknik motivasi. 4) Mutu : Keputusan mutu bertujuan untuk mernastikan bahwa barang dan jasa bermutu tinggi dihasilkan. Keputusan spesifik termasuk pengawasan mutu, pengambilan sampel, pengujian, jaminan mutu, dan pengawasan biaya.

PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN

—  Area operasi internal kelima yang harus dicermati kekuatan dan kelemahannya adalah penelitian dan pengembangan litbang. Banyak perusahaan tidak memiliki devisi litbang, tetapi banyak perusahaan lain bergantung pada aktivitas litbang yang berhasil untuk tetap bertahan.

—  Organisasi berinvestasi pada litbang karena percaya bahwa investasi semacam itu akan menghasilkan produk atau jasa yang superior dan yang memberi mereka keunggulan kompetitif.

—  Litbang internal dan eksternal

                Empat pendekatan untuk menentukan alokasi anggaran litbang yang lazim digunakan adalah :

1.       Pembiayaan sebanyak mungkin proposal proyek,

2.       Penggunaan metode persentase penjualan,

3.       Penganggaran yang kurang lebih sama dengan yang dikeluarkan pesaing untuk litbang, atau

4.       Penentuan berapa banyak produk baru yang berhasil yang dibutuhkan untuk memperkirakan investasi litbang yang diperlukan.

—  Litbang dalam organisasi memiliki dua bentuk dasar:

1.       Litbang internal, di mana sebuah organisasi menjalankan departemen litbangnya sendiri.

2.       Litbang kontrak, di mana perusahaan merekrut para peneliti independen atau lembaga independen untuk mengembangkan produk-produk tertentu.

Perencana Strategi berkontribusi dalam Penelitian & Pengembangan meliputi 1) Pengembangan produksi baru mendahului kompetitor. 2) Meningkatkan mutu produk 3) Meningkatkan proses pabrikasi untuk mengurangi biaya-biaya.

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

—  Tujuan sistem informasi manajemen adalah meningkatkan kinerja sebuah bisnis dengan cara meningkatkan kualitas keputusan manajerial. Dengan demikian, sistem informasi manajemen yang efektif mengumpulkan, mengodekan, menyimpan, menyintesis, dan menyajikan informasi sedemikian rupa sehingga mampu menjawab berbagai pertanyaan operasi dan strategi.

—  Manfaat dari sistem informasi yang efektif meliputi pemahaman yang lebih baik mengenai fungsi-fungsi bisnis, komunikasi yang lebih bagus, pengambilan keputusan yang lebih berdasar, analisis persoalan yang lebih baik dan pengendalian yang lebih efektif.

—  Sistem informasi yang efektif adalah seperti sebuah perpustakaan yang mengumpulkan, mengelompokkan, dan mengisi data untuk digunakan oleh para manajer diperusahaan.

—  Sistem informasi adalah sebuah sumber daya strategis yang penting yang memonitor beragam isu dan tren internal dan eksternal, mengidentifikasi ancaman-ancaman kompetitif dan membantu dalam penerapan, pengevaluasian, dan pengendalian strategi.

—  Sebuah produk peranti lunak perencanaan strategis yang sesuai, yang sederhana namun efektif untuk mengembangkan strategi organisasional adalah CheckMATE. CheckMATE menggabungkan teknik-teknik perencanaan strategis yang paling modern.

—  Prosedur – prosedur analitis khusus yang tercakup dalam program CheckMATE adalah analisis Strategic Position and Action Evaluation (SPACE), analisis Strengths-Weaknesses-Opportunities-Threats (SWOT), analisis Internal-Eksternal (IE) dan analisis Grand Strategic Matrix.

Perencana Strategi berkontribusi dalam Sistim Informasi Manajemen : Sistim informasi, CIO/CTO, Keamanan, Mudah dioperasikan, E-Commerce Penilaian Internal

MATRIKS EVALUASI FAKTOR INTERNAL

—  Langkah terakhir dalam melaksanakan audit manajemen strategis internal adalah penyusunan Matriks Evaluasi Faktor Internal (IFE Matrix).

—  Alat perumusan strategis ini meringkas dan mengevaluasi kekuatan dan kelemahan utama dalam area-area fungsional bisnis dan juga menjadi landasan untuk mengidentifikasi serta mengevaluasi hubungan diantara area tersebut.

Matriks Evaluasi Faktor Internal ( EFI)

—  Evaluasi Faktor Internal dapat dikembangkan dalam 5 langkah, yaitu :

1.Tulislah faktor-faktor internal utarna sebagaimana teridentifikasi dalam proses audit internal- Gunakan 10 sampai 20 faktor internal terpenting, termasuk kekuatan maupun kelemahannya. Tuliskan kekuatan lebih dahulu dan kemudian kelemahan. Usahakan sespesifile mungkin, gunakan persentase, rasio, dan angka perbandingan.

2.Berikan bobot dengan kisaran 0,0 (tidak penting) sampai 1,0 (terpenting) pada setiap faktor. Bobot yang diberikan pada suatu faktor menunjukkan seberapa penting faktor itu menunjang keberhasilan UKM dalamindustri yang digelutinya. Tanpa mempedulikan apakah faktor kunci adalah kekuatan atau kelemahan internal, faktor-faktor yang dianggap mempunyai pengaruh besar terhadap kinerja organisasi diberi bobot tertinggi. jumlah dari sernua bobot harus sama dengan 1,0.

3.Berikan peringkat 1 sampai 4 pada setiap faktor untuk menunjukkan apakah faktor itu merupakan kelemahan besar (peringkat = 1), kelemahan kecil (peringkat = 2), kekuatan kecil (peringkat = 3), atau kekuatan besar (peringleat = 4). 1rigat bahwa peringkat 4 atau 3 hanya untuk kekuatan, sedangkan 1 atau 2 hanya untuk kelemahan. Peringkat diberikan berdasarkan keadaan UKM, sedanglean bobot dalam langkah 2. didasarkan keadaan industri.

4.Kalikan setiap bobot faktor dengan peringkat untuk menentukan nilai yang dibobot untuk setiap variabel.

5.Jumlahkan nilai yang dibobot untuk setiap variabel untuk menentukan total nilai yang dibobot untuk organisasi.

Contoh evaluasi matriks factor internal untuk sirkus sirkus

KESIMPULAN

Berapa pun banyaknya faktor yang dimasukkan dalam Matriks EFI, jumlah nilai yang dibobot dapat berkisar 1,0 yang rendah sampai 4,0 yang tinggi, dengan rata-rata 2,5. Total nilai yang dibobot jauh di bawah 2,5 merupakan dri organisasi yang lemah secara internal. Sedangkan jurnlah yang jauh di atas 2,5 menunjukkan posisi internal yang kuat. Seperti Matriks EFE, Matriks EFI harus mernuat antara 10 sampai 20 faktor. jumlah faktor tidak berpengaruh terhadap rentang jumlah nilai yang dibobot karena bobot selalu berjumlah 1,0