revisi pesan-pesan bisnis

BAB I PENDAHULUAN

A.   LATAR BELAKANG MASALAH
Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada para bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki.
Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan menjadi tantangan bagi komunikator
Hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi pesan-pesan yang baik sebagai berikut :   
1. Subjek dan tujuan harus jelas.
2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.

Setelah menganalisa respon yang ada dari dalam diri audiens serta telah menemukan suatu pendekatan yang terbaik, mka tahap selanjutnya adalah menentukan jenis pesan yang akan di buat atau disampaikan. Jenis atau tipe pesan bisnis yang paling sering digunakan adalah penyampaian yang langsung pada hal yang dituju. Pesan ini dapat berbentuk surat dan memo. Contoh dari pesan permintaan langsung (direct request)  ini dapat terlihat pada pembuatan surat pesanan, permintaan rutin, aduan atau klaim, permintaan kredit rutin.

BAB II PEMBAHASAN

1.       REVISI PESAN – PESAN BISNIS

Setelah tahap perencanaan, pengorganisasian, dan pembuatan (penulisan) pesan-pesan bisnis langkah selanjutnya adalah melakukan koreksi, penyempurnaan atau perbaikan (revisi) terhadap pesan pesan bisnis.

REVISI PESAN BISNIS

a. ketrampilan merevisi

b. pemilihan kata yang tepat

c. membuat kalimat efektif

A. Ketrampilan Merevisi

            Menulis pesan – pesan bisnis sangatlah berbeda dan tidak semudah menulis pesan – pesan yang bersifat pribadi (personal), seperti penulisan surat kepada orang tua, saudara, atau teman akrab.

            Maka dari itu dalam menulis surat – surat bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran dan tenaga dan waktu yang cukup. Akan berbahaya apabila penyampaian pesan – pesan bisnis cenderung dilakukan secara asal – asalan atau ceroboh, baik dalam sisi substansi isi pesan mupun format penulisan.

            Sebagaimana telah disampaikan sebelumnya, pesan – pesan bisnis mencakup pesan – pesan bisnis tertulis dan pesan – pesan bisnis yang disampaikan secara lisan.

I. Pesan – pesan Bisnis Tertulis.

a. mengedit isi dan cara pengorganisasiannya

            pada face awal pengeditan, perlu perhatian secara seksama terutama pada pesan-pesan awal dan akhir, karena pesan-pesan tersebut mempunai pengruh besar terhadap audiens. Perhatikan bahwa pembuka surat atau memo haruslah relevan, menarik, dan memberikan reaksi pada pembacanya. Untuk pesan-pesan yang lebih panjang, beberapa paragraph pertama mencakup subjek, maksud, dan organisasi bahan.

b. mengedit mekanik atau teknis penulisan

            Setelah melakukan pengeditan isi, pengorganisasian, dan gaya penulisannya, langkah berikutnya adalah melakukan pengeditan dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan – pesan bisnis yang mencakup antara lain:

·        Susunan kalimat yang digunakan, apakah sudah sesuai dengan kaidah kebahasaan yang ada, sehingga mudah dipahami dengan baik.

·        Penggunaan kapitalisasi secara tepat (perhatikan kata-kata yang harus ditulis dengan huruf kapital).

·        Penulisan tanda baca secara benar (perhatikan penggunaan tanda baca koma, titik, titik koma, tanda tanya, dan tanda seru).

·        Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu kalimat dapat dipahami dengan mudah.

·        Perhatikan pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat. Hal ini dapat menghilangkan makna suatu pesan – pesan bisnis yng telah disampaikan.

c. mengedit format dan layout

              langkah terakhir dalam mengedit suatu pesan bisnis adalahmengedit format atau layout secara keseluruhan. Di samping melakukan penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan – kesalahan tulis, dan tanda baca, format penulisannya juga tidak boleh diabaikan begitu saja. Jika format penulisannya menarik, di tata rapi, bersih, tidak penuh coretan, dan kertas yang digunakan berkualitas baik, audiens anda akan senang membacanya.

2. Pesan – pesan bisnis lisan

            sebagaimana pesan – pesan bisnis yang disampaikan secara tertulis, pesan – pesan bisnis yang disampaikan secara lisan pun memerlukan pengecekan ulang, perbaikan atau pengeditan (editing) seperlunya, sehingga suatu pesan bisnis dapat dipahami audiens dengan baik. Perlu dilakukan kegiatan pengeditan yang mencakup antara lain:

a. Substansi pesan

    mengedit substansi pesan yang akan disampaikan kepada audiens

b. Pengorganisasian pesan

     mencakup 3 poin penting, yaitu:

·        Pembuka (misalnya, salam pembuka, perkenalan diri)

·        Penyampaian substansi pesan (misalnya, pengntar pesan dilanjutkan dengan substansi pesan.

·        Penutup (misalnya: kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi).

c. Gaya bahasa

     Gaya bahasa yang digunakan dalam penyajian pesan – pesan bisnis secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang berbentuk tertulis karena cara penyampaiannya yang lebih santai, luwes, dan tidak monoton.

B. Pemilihan kata yang tepat

            Pemilihan kata dalam penyampaian pesan – pesan bisnis kepada audiens sangat penting. Penggunaan kata asing yang sukar dimengerti adalah pemborosan. Agar suatu komunikasi dapat tercapai maksudnya, perlu diperhatikan hal-hal berikut:

1. Pilihlah kata yang sudah familiar

            Diperlukan suatu analisis audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan – pesan bisnis.

2. Pilihlah kata-kata yang singkat

            Kata-kata yang singkat selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.

3. Hindari kata-kata yang bermakna ganda

            Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini dapat mengakibatkan tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis.

C. Membuat kalimat yang efektif

            Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Diketahui bahwa dalam setiap kalimat paling tidak terdiri atas subjek dan predikat. Subjek dalam predikat akan menjawab “siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata kerja dan merupakan topic suatu bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda.

1. Tiga jenis kalimat

·        Kalimat Sederhana

Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung.

·        Kalimat Majemuk

Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan lausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.

·        Kalimat kompleks

Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.

2. Cara mengembangkan paragraph

            Ada dua pendekatan yang digunakan untuk mengembangkan suatu paragraph. Yaitu pendekatan induktif dan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan mengemukakan berbagai alas an terlebih dahulu, kemudian baru keimpulan. Sedangkan pendekatan deduktif dimulai dari kesimpulan kemudian baru alasan-alasannya. Suatu paragraph dapat dikembangkan dengan memberikan:

a. Ilustrasi

            ilustrasi dapat memberikan gambaran terhadap idea tau gagasan umum. Pemberian contoh terhadap suatu topic bahasan yang relevan dapat memberikan gambaran yang lebih jelas dan mudah dipahami oleh audiens.

b. Perbandingan (persamaan dan perbedaan)

            anda dapat mengmbangkan suatu paragraph dengan cara membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.

c. Pembahasan sebab-akibat

            pola pengembangan paragraph dengan sebab-akibat akan membantu memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.

d. Klasifikasi

            paragraph dapat dikembangkan dengan cara elakukan klasifikasi atau pengelompokan ide-ide umum ke dalam ide-ide yang lebih khusus. Pola pengmbangan dengan pengelompokan ini akan mempermudah pemahaman bagi pengirim pesan maupun penerima pesan.

e. Pembahasan pemecahan masalah

            cara lain dalam pengembangan paragraph adalah dengan cara menyajikan masalah, kemudian menjelaskan cara pemecahan masalah tersebut. Cara pengembangan paragraph ini akan mampu memberikan latihan analitis yang sangat perlu bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi. 

2.       PENGERTIAN DIRECT REQUEST

Direct request adalah satu cara untuk mendapatkan respon dari para pembaca berupa jawaban pertanyaan, pengiriman barang atau jasa, atau suatu tindakan yang lain.

·        Surat direct request digunakan :

·        Melakukan pesanan barang atau jasa

·        Meminta informasi penting tentang suatu produk baru

·        Mengajukan klaim (aduan) dan adjustment

·        Permohonan kredit

·        Isi dari Direct Request :

1.      Pengembalian barang yang sudah dibeli dan meminta uang kembali seharga barang tersebut

2.      Meminta pengiriman barang yang baru sesuai yang dipesan

3.      Penggantian sebagian atau seluruh bagian yang rusak

4.      Perbaikan gratis

5.      Pengurangan harga karena produknya ada yang cacat atau rusak

6.      Pembatalan atas suatu pesanan produk

7.      Pembetulan atas kesalahan penagihan produk

8.      Koreksi atas kesalahan dalam nota pembayaran

9.      Penjelasan atas perubahan kebijakan atau prosedur

1)   Pengorganisasian Direct Request

Pengorganisasian direct request : menyajikan permintaan atau ide – ide pokok yangdiikuti dengan     fakta – fakta secara rinci yang selanjutnya diikuti dengan pernyataan keramahan dari tindakan yang diinginkan.

v  Pengorganisasian Direct Request mencangkup :

·        PEMBUKAAN => Berisi permintaan secara lebih khusus yang memungkinkan pembaca lebih mudah memahami maksudnya.

·        PENJELASAN RINCI => dituliskan pada bagian tengah permintaan, penjelasan berkaitan dengan suatu pokok masalah, mengapa demikian kemudian dilengkapi dengan penjelasan yang membenarkan suatu permintaan atau pertanyaan. Apabila menyangkut beberapa pokok pikiran, sebaiknya dibuat rincian (detail) pokok pikiran.

·        PENUTUP => DR pada prinsipnya berisi tiga hal : 1). Permintaan akan suatu tanggapan atau tindakan tertentu. Apabila memungkinkan lengkapi dengan batas waktu, tanggapan atau tindakan itu harus dilakukan. 2). menunjukkan suatu penghargaan atau niat baik (goodwill). 3).memberikan info nomer telepon, handpone atau alamat yang menunjukkan dimana atau bagaimana penerima pesan menghub.kita    

2)   Permintaan Informasi Rutin  

Surat permintaan izin rutin mempunyai potensi yang membentuk suatu kesan positif atau citra yang baik bagi suatu organisasi perusahaan , oleh karena itu dalam menulis surat permintaan izin rutin anda harus menjaga maksud dan tujuan menulis suatu pesan dalam ingatan anda.

Dalam membuat surat permintaan izin rutin ini, ada 3 pertanyaan yang harus diperhatikan,  yaitu :

1.      Apa yang ingin diketahui ?

2.      Mengapa hal tersebut harus diketahui ?

3.      Mengapa hal ini dapat membantu ?

v  Permintaan di dalam organisasi
Berbagai pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk Memo. Memo dalam bentuk tertulis dapat menghemat waktu 

v  Permintaan ke luar organisasi
Untuk memperoleh berbagai berbagai informasi penting seperti info produk baru, catalog     buku – buku terbaru 

3)   Penulisan Direct Request Untuk Aduan

            Surat aduan muncul karena ketidak puasan konsumen terhadap produk atau jasa yang diberikan oleh suatu perusahaan.

Dalam menulis surat pengaduan perlu memperhatikan beberapa hal berikut :

·        Jelaskan masalah yang anda hadapi secara rinci

·        Lampirkan infirmasi pendukung, seperti faktur pembelian

·        Usahakan nada surat anda tidak marah atau emosional

·        Permintaan tindakan khusus

4)   Surat Undangan, Pesanan, dan Reservasi

v  Surat undangan

           Dalam pembuatan surat undangan biasanya melakukan pendekatan secara langsung. Dalam hal ini pendekatan langsung mencangkup tiga komponen:

·        Ide pokok

·        Penjelasan rinci

·        Penutup

v  Surat Pesanan Dan Reservasi

Surat pesanan ini dibuat apabila perusahaan ingin memesan (order) suatu produk kepada perusahaan lain dan menggunakan pendekatan secara langsung.

Ada 3 komponen yang wajib ada pada surat pesanan :

·        Apa yang akan dipesan

·        Metode pengirimannya seperti apa

·        Cara pembayarannya

5)   Permintaan Kredit

Dalam mengambil kredit tidak sembarangan orang yang bias karena dalam membuka kredi ada criteria – criteria tersendiri yang telah ditentukan oleh perusahaan yang memberikan kredit.

Yang perlu diperhatikan dalam membuka kredit ada 2 yaitu :

·        Mengisi formulir yang disediakan oleh lembaga pengkreditan

·        Mengirimkan dan melampirkan baerbagai dokumen pendukung.

Bab III kesimpulan & saran

1.      kesimpulan

·        Dalam pembahasan revisi pesan- pesan bisnis kita dapat mengetahui apa poin –poin apa yang harus di revisi dan tujuan direvisinya suatu pesan bisnis. Kita juga dapat mngetahui jenis – jenis pesan bisnis yang biasa atau sering digunakan dalam dunia bisnis. Selain itu, kita juga dapat mempelajari keterampilan merevisi suatu pesan bisnis dengan tidak mnyimpang dari aturan yang berlaku. Merevisi suatu pesan bisnis harus berdasarkan sistematik.

·        Kita dapat mengetahui dan memahami  apa yang dimaksud dengan direct request,   jenis – jenis direct request, dan cara melakukan atau menulis direct request. Serta hal-hal apa saja yang harus diperhatikan ketika melakukan permintaan langsung (direct request).

2.      saran

Sebaiknya dalam melakukan revisi pesan bisnis dan tata cara penulisan direct request, harus lebih memperhatikan poin-poin pentingnya sehingga ketika pesan bisnis telah di revisi dan penulisan direct request dapat mudah dipahami oleh pihak-pihak yang terlibat atau yang berkepentingan dalam bisnis.